W przypadku grup klientów, które decydują się na rozwiązania MPS, z pewnością najważniejszym kryterium jest wielkość, a nie branża, w jakiej działają. Mowa o firmach, które posiadają większą liczbę urządzeń w jednej lokalizacji i jednocześnie większą liczbę grup użytkowników korzystających wspólnie z tych urządzeń. Jedno jest pewne – rynek nasyca się coraz bardziej i inwestowanie w takie systemy stanie się niedługo standardem.

Głównie dlatego, że pomaga zapanować nad kosztami. Nie zawsze chodzi o oszczędności. Czasem kluczową wartością wynikającą z wdrożenia systemów jest transparentność powstawania kosztów i zidentyfikowanie miejsc, w których są generowane – od działu przez konkretne osoby. W ten sposób łatwiej zaplanować budżety i zwiększyć lub zmniejszyć środki w konkretnych punktach.

MPS i bezpieczeństwo

Systemy wpływają też na bezpieczeństwo informacji, chociażby poprzez funkcję druku podążającego. Żeby ją uruchomić, trzeba fizycznie zautoryzować wydruk – poprzez użycie kodu PIN lub karty. W efekcie jest on od razu odbierany przez osobę, która go dokonała. Podobnie w przypadku skanowania. Autoryzacja takiego procesu od razu wskazuje konkretne miejsca sieciowe danego użytkownika. To wyklucza ryzyko pomylenia adresu mailowego czy folderu, do którego ma zostać przesłany skan. W ten sposób łatwiej panować nad obiegiem dokumentów – zarówno cyfrowych, jak i w formie papierowej. Z reguły jednak klient, decydując się na wdrożenie takiego systemu, zdaje sobie sprawę, że jedną z ważniejszych korzyści jest wzrost bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo danych zgromadzonych na dokumencie papierowym i elektronicznym – poprzez rozpoznanie konkretnego użytkownika i miejsca sieciowego, jest jedną z ważniejszych zalet systemów MPS. Istotne jest też zwiększenie przejrzystości miejsc powstawania kosztów, z dokładnością do konkretnej osoby. To pozwala ograniczać budżety – po ich przekroczeniu użytkownik nie będzie mógł drukować – lub je zwiększać, kiedy zachodzi taka potrzeba. Rośnie również efektywność pracy. Pracownicy nie są przywiązani do konkretnych urządzeń i mogą drukować w dowolnym miejscu w biurze. Ale ma to sens jedynie wtedy, kiedy funkcja drukowania jest scentralizowana, a jedno urządzenie przypada na większą liczbę osób.

Często jednak potencjalnych klientów odstrasza wysokość inwestycji i brak zrozumienia szerszej koncepcji MPS. Rozwiązanie ma sens jedynie wtedy, kiedy możliwe jest przeorganizowanie całego środowiska drukowania. Osoby niewyedukowane pod kątem tej usługi obawiają się, czy faktycznie zadziała.

Klienci często  boją się również, że na skutek awarii systemu dojdzie do paraliżu całego biura. Może się tak zdarzyć, kiedy za wdrożenie odpowiadają firmy bez doświadczenia i odpowiednich kompetencji. Na szczęście w przypadku Xerox i naszych partnerów takie obawy można wykluczyć – komentuje Maciej Amanowicz, menadżer ds. rozwoju biznesu Channel MPS.