Warszawa, 2 sierpnia 2013 r. W te wakacje prawdopodobnie znów co drugi Polak nie wyjedzie na urlop dłuższy niż 2 dni. Wiele osób spędzi lato w biurze, gdzie będzie musiało radzić sobie z wyzwaniami, które przynoszą gorące dni. Dekoncentracja, zmęczenie oraz stres związany z trudnymi warunkami pracy, to naturalne konsekwencje upałów biurze. Jednak dzięki wdrożeniu w życie porad ekspertów ten sezon może okazać się przyjemniejszy, niż ktokolwiek sądził.

Wakacje przy biurku
Polacy często rezygnują z wakacyjnych wyjazdów. Według badań przeprowadzonych przez Związek Analiz Organizatorów Turystyki, sprzedaż wyjazdów letnich w pierwszych dniach stycznia była mniejsza o ok. o 25 proc. w porównaniu z tym samym okresem roku 2012. Polacy odkładają urlopy ze względów finansowych, a także dużej ilości zobowiązań. Raport Centrum Badań Opinii Społecznej wykazał, że w 2012 r. 54 proc. badanych nie wyjeżdżało w celach wypoczynkowych, ani turystycznych nawet na 2 dni.

Polacy coraz więcej czasu spędzają w pracy. Nic więc dziwnego, że chcieliby, aby miejsce, w którym przebywają, przynajmniej 40 godz. tygodniowo było dla nich przyjazne. Szczególnie w okresie letnim, kiedy upały dokuczają w wielu pomieszczeniach biurowych.

Wygodniej znaczy efektywniej
W okresie letnim istotne jest, aby warunki panujące w biurze w szczególny sposób sprzyjały koncentracji pracowników, którzy mogą być rozproszeni piękną pogodą i oczekiwaniem na zbliżający się urlop. Okazuje się jednak, że w rzeczywistości większość Polaków nie pracuje w dogodnych warunkach. Z przeprowadzonego w maju 2013 r. Ergotestu wynika, że 52 proc. stanowisk pracy nie spełnia wymogów ergonomii.

Jednocześnie tego typu niedogodności wpływają niekorzystnie na relację pomiędzy pracownikiem, a przełożonym. Nieodpowiednio przystosowane miejsce pracy wpływają negatywnie na motywację i lojalność zatrudnionych względem przełożonego. W wyniku niedogodności biurowych pracownicy częściej decydują się na korzystanie ze zwolnień lekarskich, co w okresie 30 dni, kosztuje pracodawcę przeciętnie ok. 3740 zł. złotych. Taką wysokość ma, według badań przeprowadzonych w I kw. 2013 r. przez GUS, przeciętne miesięczne wynagrodzenie w Polsce. Koszty z tym związane można ograniczyć stosując tylko podstawowe zasady, które polepszą warunki panujące w biurze, a jednocześnie wpłyną na większą efektywność oraz zadowolenie pracowników.

Można zacząć od odpowiedniej organizacji stanowisk pracy. Podstawowe rzeczy, jak zadbanie o prawidłowe rozmieszczenie biurek, przy zachowaniu odpowiedniej odległości między nimi, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a już może wpływać na jakość wykonywania swoich obowiązków. Warto zwrócić również uwagę, czy pracownik ma odpowiednią ilość miejsca na biurku, zarówno na komputer, jaki i potrzebne mu dokumenty. Inną istotną kwestią jest odpowiednie umieszczenie komputera, tak aby znajdował się w odpowiedniej odległości. Wymagana odległość oczu pracownika od ekranu monitora powinna mieścić się w zakresie 400-750 mm, a konstrukcja stołu powinna umożliwiać dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym regulację wysokości ustawienia monitora i klawiatury. Takie podstawowe zabiegi związane z reorganizacją powierzchni biurowej nie wymagają dużych nakładów, a jednocześnie diametralnie zwiększają komfort pracy.

Przedsiębiorcy, którzy mają większe możliwości finansowe, coraz częściej decydują się na inwestowanie w komfort pracy osób zatrudnionych. Właściciele dużych firm chętnie wynajmują lokale w nowoczesnych biurowcach, które spełniają warunki ergonomii i jednocześnie zapewniają dużo wyższy standard. Co w efekcie wpływa na zwiększenie jakości i efektywności pracy. Na rynku pojawia się coraz więcej budynków, w których praca jest wygodna i przyjemna. Doskonałe warunki pracy oferują tzw. zielone biurowce, czyli takie, które są tworzone według zasad zrównoważonego budownictwa. Sprzyjają one nie tylko środowisku, ale także wygodzie i zdrowiu pracowników, a także wpływają na zwiększenie wydajności pracy i oszczędnościom. Dla przykładu proponuje się zrównoważone rozwiązania, takie jak m.in. zwiększenie ilości świeżego powietrza, klimatyzowane i nawilżane pomieszczenia, bieżącą kontrolę temperatury oraz freecooling, czyli wykorzystanie chłodu zawartego w powietrzu zewnętrznym do chłodzenia powierzchni biurowej.

Biurowe życie na co dzień
Żeby zaoszczędzić trudu pracownikom, którzy na co dzień zmagają się upalną pogodą, warto również pomyśleć o ochronie codziennie eksploatowanego sprzętu elektronicznego. Podobnie jak w przypadku ludzi, sprzętom biurowym również nie sprzyja letnia pogoda. Jednak wystarczy zastosować kilka prostych zasad, które ułatwią funkcjonowanie urządzeń. Po pierwsze, tak jak i dla ludzi, bardzo ważna jest dla nich sprawna wentylacja.

„Gdy planuje się rozlokowanie drukarek w biurze, należy wziąć pod uwagę rozmieszczenie ich otworów wentylacyjnych” – mówi Arkadiusz Chłopik, Office Marketing Manager, Xerox Polska. „Nie można ich blokować, stawiając urządzenie zbyt blisko ściany. Co więcej, drukarek nie można stawiać w miejscu, gdzie są przeciągi i duże zmiany temperatury, np. na parapecie, gdzie świeci słońce. Dzięki temu można uniknąć problemów ze złą jakością wydruku i zacinającym się od pyłów sprzętem. Nie bez znaczenia jest też oczywiście jakość materiałów eksploatacyjnych, na jakich pracują urządzenia. Oryginalne tusze i papier gwarantują użytkownikom, że sprzęt biurowy będzie pracował wydajniej i sprawiał mniej problemów”.

Nie tylko upały potrafią być zabójcze dla urządzeń elektrycznych i elektronicznych. Po letnich burzach laboratoria zajmujące się odzyskiwaniem danych odnotowują znaczny wzrost liczby klientów. Warto więc zabezpieczyć sprzęt biurowy przed skutkiem tego rodzaju zjawisk pogodowych. Należy pamiętać o odłączaniu urządze&#
x144; od prądu przed wyjściem z biura. Pozwoli to pracownikom uniknąć nie tylko przestojów w pracy z powodu uszkodzonego sprzętu, ale i utraty ważnych danych.

Gdy nie ma urlopu?
Konieczność pozostania w pracy w czasie lata nie oznacza, że nie można cieszyć się jego urokami. Możliwości na ułatwienie pracownikom przetrwania tego okresu jest wiele. Coraz częściej pracodawcy podejmują aktywne działania, by zadbać o warunki panujące w biurze, zapewniają swoim kadrom zimne napoje czy świeże owoce, udostępniają pokoje relaksacyjne czy wewnętrzne ogrody.

Istnieje też wiele możliwości wykorzystania ładnej pogody do poprawienia relacji w firmie. Spotkania poza miejscem pracy, nawet te formalne, sprzyjają poprawienia się stosunków interpersonalnych w zespole pracowniczym. Podobnie jest w przypadku wyjść oraz wyjazdów integracyjnych, które mają charakter nieoficjalny.

Lato bez urlopu dla nikogo nie brzmi optymistycznie. Jednak, jak się okazuje, istnieje wiele możliwości, które mogą polepszyć jakość pracy i wydajność osób zatrudnionych. Odpowiednie zastosowanie prostych zasad może sprawić, że codzienna biurowa rzeczywistość okaże się dużo bardziej przyjazna, niż się wydaje. Tym bardziej, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się inwestować w poprawę warunków pracy zatrudnianych przez siebie osób, obserwując wzrost ich efektywności i zaangażowania.

Informacje o Xerox
Xerox Corporation to spółka o wartości prawie 23 mld $, będąca światowym liderem w dziedzinie zarządzania procesami biznesowymi i dokumentami. Firma, z siedzibą w Norwalk w amerykańskim stanie Connecticut, dostarcza najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne w zakresie dokumentów, usług, oprogramowania i materiałów eksploatacyjnych dla produkcji i biur każdej wielkości. Dzięki ACS, A Xerox Company, spółce przejętej przez Xerox w lutym 2010 roku, Xerox oferuje także usługi outsourcingu procesów biznesowych i usługi informatyczne, takie jak przetwarzanie danych, outsourcing procesów HR, pomoc finansowa i usługi zarządzania relacjami z klientami, zarówno dla biznesu jak i sektora publicznego na całym świecie. 140.000 pracowników Xerox obsługuje klientów w ponad 160 krajach.

Więcej informacji do zdobycia na stronach:
http://www.xerox.com, http://news.xerox.com, http://www.realbusiness.com. Informacje z zakresu relacji inwestorskich są dostępne na stronie: http://www.xerox.com/investor. 1 Gartner “Magic Quadrant for Desktop Outsourcing Services, North America”,
David Edward Ackerman, Helen Huntley, Bryan Britz and William Maurer. July 24, 2012.

XXX

Kontakt dla mediów:
Aleksandra Żarkowska, Xerox Polska Sp. z o.o., +48 22 878 78 04, GSM +48 608 61 64 61, Aleksandra.Zarkowska@xerox.com Karolina Kubicka, Linkleaders Sp. z o.o., GSM +48 502 842 659, karolina.kubicka@linkleaders.pl

Uwaga:
Aby subskrybować kanały RSS firmy Xerox, wejdź na stronę http://news.xerox.com/pr/xerox/rss.aspx. Aby dodać swój komentarz lub sugestię, dowiedzieć się więcej o branży i ostatnich wydarzeniach, wejdź na stronę: http://twitter.com/xeroxcorp, http://realbusinessatxerox.blogs.xerox.com, http://www.facebook.com/XeroxCorp, http://www.youtube.com/XeroxCorp.

XEROX® i XEROX and Design® to znaki towarowe należące do Xerox Corporation w USA i/lub innych krajach.